En muchas organizaciones una parte importante de la jornada sigue dedicándose a tareas que, aunque necesarias, aportan poco valor.
Introducir datos, revisar facturas, preparar informes, comprobar pagos o trasladar información entre diferentes herramientas son procesos habituales en el día a día. El problema aparece cuando estas tareas se realizan manualmente una y otra vez.
No solo consumen tiempo. También aumentan el riesgo de errores, generan duplicidades y hacen que los equipos dependan de procesos que podrían simplificarse.
La cuestión no es automatizar por automatizar, sino identificar qué tareas se siguen haciendo manualmente y podrían hacerse de una forma más eficiente.
1. Introducir la misma información varias veces
Un cliente realiza un pedido y sus datos se introducen en un sistema. Después, esa misma información vuelve a registrarse para generar la factura y, en algunos casos, termina también en una hoja de cálculo.
Cuando los mismos datos se introducen en diferentes lugares, no solo se pierde tiempo. Cada nueva introducción es una oportunidad para cometer un error.
Contar con procesos conectados permite que la información se introduzca una sola vez y pueda utilizarse allí donde sea necesaria.
Menos duplicidades, menos errores y más tiempo para el equipo.
2. Revisar y gestionar facturas manualmente
La gestión de facturas puede convertirse en una tarea especialmente repetitiva cuando el volumen de documentos aumenta.
Recibir una factura, descargarla, comprobar sus datos, localizar el pedido correspondiente, registrarla y trasladar la información al sistema de gestión son pasos que, en muchos casos, pueden simplificarse.
La automatización no significa eliminar la supervisión de las personas, sino evitar que tengan que dedicar su tiempo a tareas mecánicas que pueden realizarse de forma automática o semiautomática.
De esta manera, el equipo puede centrarse en aquellas facturas o situaciones que realmente requieren su intervención.
3. Preparar informes a partir de diferentes fuentes
Llega el momento de preparar un informe y comienza el proceso de recopilar información.
Ventas tiene unos datos, administración otros y producción trabaja con información diferente. Alguien debe reunirlo todo, comprobar que las cifras coinciden y preparar el documento final.
Además del tiempo necesario, existe otro problema: cuando el informe está terminado, los datos pueden haber cambiado.
Disponer de la información centralizada permite pasar de “preparar el dato” a “analizar el dato”.
Un sistema de gestión integrado, como SAP Business One, puede conectar la información de las distintas áreas de la empresa y facilitar el acceso a datos actualizados, reduciendo el tiempo dedicado a recopilar y cruzar información manualmente.
4. Comprobar pagos, cobros y movimientos bancarios de forma manual
La conciliación bancaria y el seguimiento de cobros y pagos son procesos necesarios, pero no deberían implicar revisar constantemente información de forma manual.
Cuando los movimientos bancarios, las facturas y la información contable están conectados, es posible automatizar buena parte de las comprobaciones y detectar con mayor facilidad qué operaciones requieren atención.
El objetivo es sencillo: dedicar menos tiempo a comprobar información y tener más control sobre la situación financiera de la empresa.
5. Crear y actualizar documentos a partir de la misma información
Presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, informes o documentos internos pueden contener una gran cantidad de información común.
Sin embargo, todavía es habitual copiar y pegar datos entre documentos o actualizar diferentes archivos manualmente.
Además de consumir tiempo, este sistema hace que sea fácil trabajar con una versión antigua de un dato.
Cuando los procesos están conectados, la información puede avanzar de una etapa a otra sin necesidad de volver a introducirla continuamente.
Automatizar no significa perder el control
Cuando hablamos de automatización, no se trata de sustituir las decisiones de las personas.
Se trata de que las personas no tengan que dedicar su tiempo a hacer aquello que un sistema puede hacer de forma automática.
Un ERP como SAP Business One permite centralizar la información de diferentes áreas de la empresa y conectar procesos que, de otro modo, pueden terminar gestionándose de forma independiente.
Pedidos, compras, ventas, facturación, inventario, contabilidad o proyectos pueden trabajar sobre una misma información, reduciendo tareas duplicadas y facilitando una visión global del negocio.
Además, la automatización no tiene por qué plantearse como un cambio radical. Muchas empresas pueden comenzar por identificar aquellos procesos que más tiempo consumen y avanzar progresivamente.
Si tu equipo dedica horas cada semana a introducir datos, comprobar información, preparar informes o trasladar datos entre aplicaciones, probablemente exista una oportunidad de mejora.
En Sistec ayudamos a las empresas a analizar sus procesos y encontrar formas de simplificar su gestión mediante soluciones integradas. Contacta con nosotros y revisaremos tu caso.
