Hoy queremos profundizar en dos funcionalidades esenciales de esta potente herramienta: el registro de horas y el registro de viajes. En Sistects, cuando llevamos a cabo una implantación para un cliente que gestiona proyectos, ambos módulos son esenciales, ya que permite digitalizar tareas administrativas y garantiza una gestión eficiente y rentable de sus proyectos.

El módulo de imputación de horas permite una gestión totalmente digitalizada del tiempo dedicado por cada empleado a los diferentes proyectos.

Cada empleado asignado a un proyecto puede registrar fácilmente sus horas de forma intuitiva, desde cualquier dispositivo y lugar, ya sea en la oficina, en casa o durante un desplazamiento gracias al cliente web o la app móvil.

Esto no solo facilita la vida del empleado, sino que proporciona una visión precisa del costo real y la rentabilidad de cada proyecto en todo momento, permitiendo así, tomar decisiones ágiles basadas en datos reales.

 A continuación, se detallan paso a paso las acciones que debe realizar un empleado para registrar sus horas trabajadas en un proyecto asignado a través de MariProject.

1. Acceso al sistema
   El empleado inicia sesión en MariProject, ya sea desde el cliente web o la aplicación móvil, según su preferencia o disponibilidad.
2. Selección del proyecto
   Una vez dentro, selecciona el proyecto al que desea imputar las horas (solo tendrá acceso a aquellos proyectos en los que esté previamente asignado).
3. Registro de tiempos
   Puede introducir las horas trabajadas por día, eligiendo la fase específica del proyecto en la que ha participado. El sistema permite hacerlo mediante el registro rápido, ideal para introducir las horas de forma directa y sin complicaciones.
4. Añadir observaciones (opcional)
   Si lo desea, puede incluir una breve descripción de las tareas realizadas o cualquier comentario relevante que facilite la validación por parte del responsable del proyecto.
5. Guardar y enviar para validación
   Una vez completado el registro, guarda los datos. Dependiendo de la configuración del sistema, las horas pueden enviarse automáticamente al responsable del proyecto para su aprobación.
6. Seguimiento y ajustes
   En caso de que el responsable solicite alguna modificación o no apruebe todas las horas, el empleado recibirá una notificación y podrá realizar los ajustes necesarios antes de volver a enviarlas.

Otro módulo imprescindible es el de registro y liquidación de viajes y gastos. Gracias a MariProject, este proceso, que suele ser engorroso en muchas empresas, se vuelve ágil y sencillo.

El registro de gastos de viaje en MariProject es un proceso completamente digital, diseñado para facilitar la gestión de desplazamientos y asegurar que todos los costes queden correctamente imputados al proyecto correspondiente. Desde la app móvil o el cliente web, los empleados pueden completar este proceso de forma sencilla, siguiendo estos pasos:

1. Acceso a MariProject desde el dispositivo
   El empleado accede a MariProject desde su smartphone, tableta o navegador web, lo que le permite registrar los datos en cualquier momento y lugar, incluso durante el propio viaje.
2. Creación del viaje
   Inicia un nuevo registro de viaje indicando los datos básicos: fecha de inicio y fin, motivo del desplazamiento y proyecto asociado.
3. Introducción de los gastos
   A continuación, introduce los distintos tipos de costes generados durante el viaje. El sistema permite especificar categorías como:
• Transporte (avión, tren, taxi, etc.)
• Kilometraje
• Alojamiento
• Dietas de manutención
• Otros gastos asociados
4. Subida de justificantes
   Para cada gasto, el empleado puede fotografiar y adjuntar los recibos o facturas directamente desde su smartphone. Esto garantiza que toda la documentación esté digitalizada y asociada al viaje desde el primer momento.
5. Cálculo automático de impuestos y dietas
   MariProject calcula automáticamente los importes correspondientes al IVA y a las dietas, según la normativa vigente. Esto reduce errores y agiliza el proceso de liquidación.
6. Liquidación interna del viaje
   Una vez registrados todos los gastos, el empleado puede proceder a la liquidación interna, generando un documento oficial con el resumen del viaje.
7. Envío para validación
   Finalmente, el registro se envía para su revisión. El responsable del proyecto puede aprobar parcial o totalmente los gastos. Tras su validación, los datos se transmiten automáticamente a contabilidad, lo que permite:
• Agilizar el reembolso al empleado
• Emitir la factura al cliente conforme a lo estipulado en el contrato.
• Reflejar los gastos directamente en los análisis del proyecto.

Tanto el módulo de horas como el de viajes están diseñados para ofrecer una experiencia de usuario óptima y un alto grado de automatización. Todos los datos registrados se almacenan de forma centralizada y se vinculan al proyecto correspondiente.

Esto permite generar análisis precisos como: comparaciones entre las horas planificadas y las reales, generar listados de gastos de viaje por proyectos y activar alertas sobre desviaciones presupuestarias.

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