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Factura electrónica: validez legal, seguridad y confianza

Simplifica tu facturación y moderniza tu gestión diaria

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para la transformación digital y la gestión eficiente de negocios de todos los tamaños. El uso e intercambio facturas electrónicas no solo simplifica los procesos administrativos, sino que también proporciona una serie de beneficios que van desde la reducción de costos y errores hasta el cumplimiento normativo.

Adiós papel ¡Hola factura digital!

La factura electrónica viene a sustituir a la facturación en papel de forma inequívoca para todo el tejido empresarial español y europeo. El formato digital de la factura ya es norma en numerosos territorios y países. El gran salto será la integración e intercambio de esas facturas electrónicas directamente en los sistemas ERP.

En Sistec te ayudamos a explorar en detalle qué es la factura electrónica, sus ventajas, requisitos legales y cómo implementarla en tu empresa.

¿Qué es la Facturación Electrónica?

La facturación electrónica es un proceso mediante el cual se emiten, envían, reciben y archivan facturas en formato electrónico, en lugar del tradicional formato en papel. Este método implica el uso de tecnologías de la información y comunicación (TIC) para la generación y transmisión de documentos fiscales de manera segura y eficiente.

Beneficios de la Factura Electrónica

La adopción de la facturación electrónica ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas:

1

Reducción de costos

Elimina los gastos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento físico de facturas en papel.

2

Ahorro de tiempo

Automatiza procesos manuales, lo que reduce el tiempo dedicado a la generación y gestión de facturas.

3

Mejora la eficiencia

Facilita la integración con sistemas de gestión empresarial (ERP), lo que optimiza la gestión de inventarios, contabilidad y otros procesos.

4

Reducción de errores

Al no tener que volver a reintroducir las facturas manualmente evitamos posibles errores de reescritura.

5

Reclamación de cobros

La factura electrónica, al ser inalterable y producirse en el momento de la prestación del servicio o entrega del producto, te facilita la fecha de devengo de forma unívoca para reclamar el cobro en el caso de retrasos por parte del cliente.

6

Seguridad y autenticidad

Ofrece mecanismos de firma digital y encriptación para garantizar la integridad y autenticidad de las facturas, reduciendo el riesgo de fraudes.

7

Facilita la gestión tributaria

Simplifica el cumplimiento de obligaciones fiscales al proporcionar registros electrónicos precisos y auditables.

8

Mejora la relación con los clientes

Proporciona un servicio más rápido y eficiente al cliente al enviar facturas de forma instantánea por medios electrónicos.

9

Impacto ambiental

Contribuye a la reducción del consumo de papel y la huella de carbono asociada con la impresión y distribución física de facturas.

Requisitos legales y normativos

Es importante tener en cuenta que la facturación electrónica está sujeta a regulaciones específicas en cada país y territorio. Aunque las normativas pueden variar, suelen incluir requisitos relacionados con la validez jurídica de las facturas electrónicas, la firma digital, certificados electrónicos, formatos aceptados, estándares técnicos, plazos de almacenamiento, la transmisión segura de datos y la capacitación del personal en el uso adecuado de las herramientas de factura electrónica.

En España la facturación electrónica está regulada junto con la facturación en papel desde 2012 por el Real Decreto 1619/2012. En 2022 una nueva normativa, la Ley 18/2022 o Ley Crea y Crece establece la obligación de intercambiar facturas solo en formato electrónico para todas las empresas y profesionales de España.

Euskadi se adelantó a la Ley Crea y Crece y en la actualidad los sistemas TicketBAI y Batuz ya obligan a la factura electrónica con la administración pública.

Cómo implementar la factura electrónica en tu empresa

La implementación de la factura electrónica puede parecer un proceso complejo, pero con la ayuda de Sistec y una planificación adecuada, puede llevarse a cabo de manera exitosa. Aquí hay algunos pasos clave a seguir.

Evaluar las necesidades

Analizamos junto con la empresa los procesos actuales de facturación e identificamos áreas de mejora que podrían beneficiarse de la transición a la factura electrónica.

Seleccionar una solución

Te ofrecemos la plataforma de facturación electrónica que se adapta a las necesidades específicas de tu negocio y cumpla con los requisitos legales y normativos.

Capacitar al personal

Proporcionamos formación adecuada a tu equipo sobre cómo utilizar el nuevo sistema de factura electrónica y nos aseguramos de que comprendan los procedimientos y protocolos establecidos.

Integración con sistemas existentes

Integramos la solución de factura electrónica con Sap Business One.

Pruebas y ajustes

 Realizamos pruebas exhaustivas del sistema antes de su implementación completa y realizamos los ajustes necesarios para garantizar un funcionamiento óptimo.

Estamos aquí para ayudarte

¡Contáctanos hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos ayudarte a implementar una solución de facturación electrónica personalizada para tu empresa!