Las nuevas tecnologías avanzan a pasos agigantados y a veces resulta complicado seguir el ritmo a todos estos cambios. Las empresas tienen la obligación de adaptarse a las nuevas necesidades y requerimientos. De la misma forma que es esencial la apuesta por las nuevas tecnologías, es primordial conocer el estado de estas herramientas digitales. A menudo muchas de ellas se quedan anticuadas y acaban por ser contraproducentes para las organizaciones. El objetivo final de utilizar las nuevas tecnologías en tu entidad es mejorar su productividad. Cuando éstas se desactualizan, esto deja de cumplirse y desde la empresa deberán invertir en su reajuste. Todo esto cobra una importancia capital cuando hablamos de un ERP obsoleto.
El ERP es una herramienta de gestión empresarial de tremenda utilidad en las organizaciones. Ofrece una mayor accesibilidad a los datos de tu empresa y sus diferentes departamentos. Esto favorece la ejecución de una toma de decisiones óptima y a su vez una mejora en la rentabilidad empresarial. A pesar de todo esto, un ERP no es una herramienta milagrosa. A menudo requiere de actualizaciones y adaptaciones, y de no llevarlas a cabo el rendimiento de tu empresa podrá verse afectado.
Hay varias situaciones y condiciones que pueden estar alertando de que tu ERP se encuentra obsoleto y que necesita de cambios o actualizaciones para volver a funcionar de forma adecuada. Además, debemos tener en cuenta que no llevarlo a cabo puede traer consigo pérdidas de datos de interés de la empresa e incluso puede ver afectado el sistema por virus y demás problemas informáticos.
Indicadores de un ERP obsoleto
Son muchos los posibles indicadores que pueden alertar a nuestra empresa de que el ERP que está utilizando ha quedado obsoleto. Desde Sistec Tecnología y Sistemas hemos realizado una selección de aquellos que a nuestra forma de ver deben tenerse más en cuenta si se quiere lograr una entidad productiva y con un ERP eficiente y actualizado:
Problemas con el proveedor
Tu proveedor de ERP es evidentemente una parte esencial del buen funcionamiento del mismo. En ocasiones ocurre que tu empresa proveedora quiebra o está anticuada, y como es lógico, esta situación repercute en tu ERP. Éste dejará de recibir actualizaciones y no cumplirá con tus expectativas. Tal y como estamos viendo en la actualidad con la aparición de la Ley Crea y Crece, TicketBai, Batuz…, a menudo emergen nuevas leyes que imponen nuevas obligaciones en las empresas. Si tu proveedor ha quebrado o no está en continua actualización, tampoco lo estarán sus productos. Como resultado, el ERP de tu empresa no podrá hacer frente a todas estas nuevas imposiciones y necesidades.
Vivimos en la época de la transformación digital y la globalización. Si implantamos un ERP para mejorar la gestión de nuestra empresa que no solo no lo consigue, sino que reduce nuestras posibilidades de adaptación al panorama actual, estaremos cometiendo un terrible error. Por ello, en el momento en que veamos que nuestro proveedor no es capaz de satisfacer nuestros deseos por falta de innovación o capacidad, lo ideal será buscar uno nuevo que nos permita una mayor adaptabilidad.
Acceso difícil a datos e información
Si algo es de absoluta utilidad en los ERPs, es su gran capacidad para unificar los datos de los diferentes departamentos de la empresa. Así, proporcionan la información necesaria para llevar a cabo una toma de decisiones óptima. En el momento en que encontramos complicaciones para acceder a estos datos e informaciones resultará muy complejo llegar a analizar a nuestros clientes para poder satisfacer sus necesidades u organizar unas estrategias adecuadas para ello. Ante una situación como ésta nos encontramos con un ERP obsoleto o con problemas en su funcionamiento que debe ser actualizado o reemplazado.
Complejidad en la integración
La integración es una parte fundamental del ERP. Una de las características más interesantes que aportan los ERPs a las empresas es la posibilidad de integrarlos con diferentes programas y add-ons. Esto permite a las organizaciones adaptarlos a sus necesidades específicas e insertarles funcionalidades extra para obtener el máximo rendimiento. Las entidades tienen la necesidad de que el ERP pueda compartir datos de forma automática con otras aplicaciones. Si esta herramienta no es capaz de funcionar de forma coordinada e integrada con otros softwares como un CRM, o un SGA se pueden producir duplicidades en los datos que traerán consigo una gran falta de efectividad. Adquiere gran importancia en el caso de las empresas que cuentan con un e-commerce puesto que las actualizaciones en cuanto a precio, stock… que realices en tu ERP no se trasladarán al mismo.
Sobresaturación
Cuando un ERP se encuentra desfasado ocurre a menudo que este se cuelga o no responde, repercutiendo de forma negativa en la actividad de los clientes. Este tipo de problemas suelen ser causados por un exceso de datos en el sistema o errores de la información como causa de que el software no es capaz de procesarla. Esto es algo más habitual de lo que podemos esperar y las empresas deben anticiparse a ello a través de la realización de las actualizaciones pertinentes o un cambio de ERP que ofrezca mejores prestaciones. Las actualizaciones constantes son vitales para paliar la sobresaturación del sistema y no debemos pasarlas por alto o posponerlas. Además, los problemas de sobresaturación del almacenamiento generan problemáticas en las copias de seguridad, incrementando las posibilidades de pérdida de información en las organizaciones. La nube es una gran aliada ante esto ya que asegurará el buen estado y almacenamiento de tus datos.
Problemas tributarios y de facturación
Si tu software está obsoleto lo más probable es que no te permita realizar de forma automática la tributación de los impuestos de tu empresa. Nadie quiere problemas con Hacienda, y es por ello que esta parte resulta de vital importancia para las organizaciones. Es esencial que actualices o cambies de software en el momento en que te encuentres con que tu ERP no es capaz de realizar la presentación de impuestos de forma adecuada. Esto, unido a la falta de adaptación a las nuevas imposiciones económicas que vayan surgiendo, son una clara alarma de obsolescencia del ERP. Además, esta situación no podrá generar únicamente problemas con Hacienda, sino que generará tremendas pérdidas de tiempo y talento derivadas de la necesidad de realizar las actividades tributarias de forma manual. Lo mismo ocurrirá con los recibos, facturas, y otros elementos financieros.
En Sistec Tecnología y Sistemas nos encargamos de analizar la situación actual de tu empresa para conocer su estado de madurez tecnológica y ofrecerte las soluciones acordes a sus necesidades. Gracias a nuestro exhaustivo diagnóstico podrás llevar a cabo una digitalización actual y eficiente que permitirá a tu empresa terminar con todas las alarmas comentadas con anterioridad. Apostar por una digitalización moderna y eficaz es apostar por tu empresa y las personas que la conforman.
