“¿Cómo va este pedido?”
“¿Queda stock de esta referencia?”
“¿Se ha enviado ya?”
“¿En qué punto está este proyecto?”
Son preguntas habituales en cualquier empresa. El problema no está en hacerlas, sino en todo lo que ocurre cuando para responderlas hay que enviar un correo, hacer una llamada, consultar diferentes archivos o esperar a que alguien compruebe la información.
Una consulta de dos minutos puede parecer insignificante.
Cuando se repite decenas de veces al día, deja de serlo.
El tiempo que no aparece en ningún informe
Las organizaciones suelen medir las horas dedicadas a proyectos, los pedidos procesados, las ventas realizadas o las facturas gestionadas.
Sin embargo, hay otro consumo de tiempo mucho más difícil de identificar: el que se dedica a buscar información, comprobar datos y realizar consultas internas para poder continuar con una tarea.
Un comercial que necesita confirmar el estado de un pedido antes de responder a un cliente.
Administración que tiene que localizar un documento para completar una gestión.
Un responsable que necesita preguntar a diferentes departamentos para conocer la situación de una operación.
Son pequeñas interrupciones que, por separado, apenas llaman la atención. Acumuladas durante semanas y meses, pueden convertirse en una importante pérdida de productividad.
El problema no suele ser la falta de información
Las empresas generan y almacenan una gran cantidad de información cada día.
El reto aparece cuando esa información está repartida entre diferentes aplicaciones, documentos o departamentos y resulta difícil acceder a ella cuando se necesita.
En ese contexto, disponer de más datos no soluciona necesariamente el problema.
Lo importante es que la información esté organizada, actualizada y disponible para quienes necesitan utilizarla.
Cuando cada consulta requiere una respuesta diferente
Cuanto más crece una empresa, más difícil puede resultar mantener esta dinámica.
Lo que al principio se resuelve preguntando directamente a un compañero puede convertirse, con el tiempo, en una cadena de correos, llamadas y comprobaciones.
Y esto no solo afecta al tiempo.
También aumenta el riesgo de trabajar con información desactualizada, duplicar tareas o tomar decisiones sin disponer de una visión completa.
Por eso, uno de los objetivos de una buena gestión empresarial debería ser reducir al mínimo las preguntas necesarias para acceder a información que ya existe.
Una misma información para toda la organización
Aquí es donde un sistema de gestión empresarial puede marcar una diferencia importante.
SAP Business One permite centralizar la información de áreas como ventas, compras, finanzas, inventario, producción o proyectos, de forma que los diferentes equipos puedan trabajar sobre una base común.
El objetivo no es que todo el mundo tenga acceso a toda la información.
Es que cada área pueda encontrar lo que necesita para realizar su trabajo sin depender constantemente de otra persona.
Cuando esto se combina con soluciones específicas de gestión documental, almacén, proyectos o Business Intelligence, la información puede estar todavía más integrada en los procesos diarios.
¿Cuánto tiempo dedica tu empresa a buscar respuestas?
Probablemente sea difícil calcularlo.
Pero hay una pregunta sencilla que puede ayudar a detectarlo:
¿Cuántas veces al día alguien tiene que dejar de hacer lo que está haciendo para buscar una información que ya existe en la empresa?
Si la respuesta es “muchas”, quizá no haya un problema de falta de recursos, sino de cómo está organizada y accesible la información.
Porque mejorar la productividad no siempre significa hacer las tareas más rápido.
A veces significa eliminar las pequeñas interrupciones que se repiten cada día.
En Sistec ayudamos a las empresas a analizar sus procesos y a encontrar soluciones para centralizar la información, conectar áreas y facilitar el acceso a los datos que realmente necesitan.
¿Quieres saber dónde puede estar perdiendo tiempo tu empresa? Contacta con nuestro equipo y analizamos juntos vuestro caso.
